POSレジと会計ソフトの数字が合わないときの確認ポイント

「POSレジと会計ソフトを連携したのに、売上が合わない」。そんなとき、すぐに手入力で数字を直していませんか。

原因がわからないまま修正すると、後からデータが届き、同じ売上を二重に登録してしまうことがあります。まずは「何と何の数字を比べているか」を整理し、順番に確認しましょう。

まずは、同じ条件で比べているか確認

POSレジはお店で売れた金額を記録し、会計ソフトは売上や経費などのお金の動きをまとめます。銀行口座に入った金額は、売上と同じとは限りません。

例えば、カード売上が一万円でも、手数料三百円が差し引かれれば、入金は九千七百円です。この差は入力ミスではありません。

比較するときは、次の条件をそろえましょう。

合計だけでなく、まずは一日分の現金売上など、小さな範囲で比べると原因を探しやすくなります。

① 売上の日付と、反映される時刻を見る

深夜まで営業するお店では、日付が変わった後の会計を前日の売上としてまとめる場合があります。レジと会計ソフトで一日の区切りが違うと、日別の金額がずれます。

また、連携は必ずしも即時ではありません。例えばAirレジとfreee会計では、設定した「営業日の変更時刻」を過ぎてから、一日分の取引が登録されます。製品ごとの反映タイミングを確認しましょう。公式の説明

② 売上が二重に登録されていないか見る

自動連携した売上を、以前の習慣で手入力していないでしょうか。ファイルの取り込みと自動連携を併用した場合も、同じ期間のデータが重なることがあります。

銀行から取り込んだ入金を、もう一度「売上」として登録しているケースにも注意が必要です。すでに記録した売上と入金を結び付ける方法は、ソフトや設定によって異なります。

削除する前に、日付・金額・登録元を確認し、どちらを残すか判断しましょう。

③ 返品・取消・手数料を分けて見る

返品した金額が、会計ソフトでは売上とは別の項目に入ることがあります。売上の欄だけを見ると、返品が反映されていないように見える場合があります。

元の販売日と返品日が違う取引は、両方の日付を確認してください。決済手数料についても、自動で届く範囲と、別に登録が必要な範囲を公式ヘルプで調べましょう。

数字を合わせるためだけに、理由のわからない差額を経費へ入れるのは避けます。

④ 売れた日と、銀行に入った日を分ける

カードやQRコード決済では、売れた日より後に、複数日分がまとめて入金されることがあります。「今日の売上」と「今日の入金」をそのまま比べても一致しません。

決済会社の入金明細を開き、対象期間・売上・返金・手数料・入金額を順に確認します。月末の売上が翌月に入金される場合もあるため、月をまたぐ取引にも気を付けましょう。

解決しないときは、記録を残して相談

連携エラーや接続切れがないか確認し、修正前の画面やデータを保存します。再取り込みは、重複する範囲がないか確かめてから行いましょう。

問い合わせには「いつから」「いくら違うか」「どの支払い方法か」をまとめると伝わりやすくなります。会計処理の判断は税理士などに確認してください。

お店DXは、いま手間がかかっているところを、小さく・安く整えることを大切にしています。毎日の確認を短くできるよう、今使っている道具と作業の流れから、一緒に見直してみませんか。

POSレジと会計ソフトの数字に関するよくある質問

POSレジと会計ソフトの売上が合わないときは、最初に何を確認すればよいですか？

期間、店舗、支払い方法、税込み・税抜き、返品・値引きの条件がそろっているか確認してください。まずは一日分の現金売上など、小さな範囲で比べると原因を探しやすくなります。

カード売上と銀行への入金額が違うのはなぜですか？

決済手数料が差し引かれていたり、複数日分がまとめて入金されていたりするためです。決済会社の明細で、対象期間、売上、返金、手数料、入金額を確認してください。

数字が合わない場合、手入力で修正してもよいですか？

原因がわからないまま修正すると、後からデータが反映されて二重登録になる可能性があります。修正前の画面やデータを保存し、日付、金額、登録元、連携状況を確認してから対応してください。