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電話を減らす
ネット予約・自動返信・LINE受付で、接客中や営業時間外も予約を受け付けます。
1．予約や注文の受付を簡単にする
電話だけで予約や注文を受けていると、接客中や営業時間外は対応できません。インターネットから受付できるようにすることで、お客さまは好きな時間に予約でき、お店側の電話対応も減らせます。
- 来店予約
- 席の予約
- 宿泊予約
- 美容室やサロンの予約
- 診療・相談予約
- 商品の取り置き
- テイクアウト注文
- イベントや教室の申し込み
- 予約日時の自動確認
- 予約前日の自動お知らせ
- 予約の変更・キャンセル受付
- 空いている時間の表示
- 予約内容の一覧管理
紙の予約帳や複数のカレンダーを、できるだけ一つにまとめることもできます。
2．お客さまからの問い合わせを減らす
「今日は営業していますか」「駐車場はありますか」など、同じ質問に何度も答えていると、多くの時間がかかります。よくある質問をホームページなどにまとめ、必要な情報をすぐに確認できるようにします。
- よくある質問ページの作成
- お問い合わせフォームの設置
- LINEからの問い合わせ受付
- 質問に自動で答える案内機能
- 営業時間外の自動返信
- 問い合わせ内容の整理
- 担当者への自動通知
- 返信漏れの防止
- 迷惑な問い合わせの振り分け
人が対応したほうがよい相談は、きちんと担当者につなぐ仕組みにします。
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紙を減らす
問診票・日報・注文書をスマホ入力に。書き写しや探し物がなくなります。
3．紙の書類や手書き作業を減らす
紙に書いた内容を、あとからパソコンに入力し直していないでしょうか。最初からスマートフォンやタブレットに入力できるようにすると、書き写す作業や入力間違いを減らせます。
- 日報
- 作業報告書
- 点検表
- 申込書
- 問診票
- アンケート
- 顧客情報
- 注文書
- 納品確認
- 在庫確認
- 休暇申請
- 経費申請
- 車両や備品の利用記録
- 写真付きの現場報告
紙をすべてなくすことが目的ではありません。紙のほうが使いやすい仕事は残し、負担が大きい部分から少しずつ変えていきます。
10．従業員の予定や仕事を共有する
予定や連絡が口頭だけだと、「聞いていない」「伝え忘れた」という問題が起こります。誰が、いつ、何をするのかを分かる状態にします。
- シフト表の作成・共有
- 出勤・退勤の記録
- 休暇希望の受付
- 店舗や現場ごとの予定管理
- 作業担当者の割り当て
- 業務の締め切り管理
- 連絡事項の一斉共有
- 引き継ぎ内容の記録
- 会議予定の共有
- 遅刻・欠勤連絡の整理
- 作業の進み具合の確認
勤怠や給与に関わる仕組みは、法律や会社のルールに合わせて設定します。
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手入力を減らす
レジ・会計・在庫を自動でつなげて、毎日の集計や転記をなくします。
4．売上や会計の仕事を楽にする
売上や経費を手作業で集計すると、時間がかかり、入力間違いも起こりやすくなります。毎月の数字を確認しやすくし、経営判断に使える状態をつくります。
- レジの導入や見直し
- 現金・カード・電子決済の売上管理
- 売上データの自動集計
- 見積書・請求書・領収書の作成
- 入金状況の確認
- 支払い忘れや請求漏れの防止
- 会計ソフトとの連携
- 経費の入力
- レシートの読み取り
- 商品別・曜日別・時間別の売上確認
- 利益が出ている商品、出ていない商品の確認
- 税理士に渡す資料の整理
会計や税金についての最終的な判断は、税理士などの専門家と連携して進めます。
5．在庫や仕入れを分かりやすくする
在庫を紙や記憶だけで管理していると、売り切れや仕入れ過ぎが起こります。何が、いくつ、どこにあるかを分かるようにします。
- 商品ごとの在庫数の確認
- 入荷・販売・廃棄の記録
- 在庫が少なくなったときの通知
- 賞味期限や使用期限の管理
- 複数店舗の在庫確認
- 売れ筋商品の確認
- 売れ残っている商品の確認
- 仕入れ量の見直し
- 棚卸し作業の簡単化
- バーコードやQRコードの活用
- 発注忘れや二重発注の防止
食品店であれば食品ロス、小売店であれば売り切れや過剰在庫を減らすことにつながります。
13．同じ作業を自動化する
毎日、毎週、毎月繰り返している仕事の一部を、機械に任せられるようにします。
- 予約確認メールの送信
- 請求書の作成・送付
- 売上表への入力
- 定期的な報告書の作成
- 問い合わせ内容の振り分け
- 担当者への通知
- 在庫不足のお知らせ
- 支払期限のお知らせ
- アンケート結果の集計
- 複数の表への転記
- ファイル名や保存場所の整理
- 毎月の数字のまとめ
すべてを自動化するのではなく、「人が判断すべき仕事」と「機械に任せられる仕事」を分けて設計します。
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お店を伸ばす
6．お客さまの情報を整理する
お客さまの情報が、紙・個人のスマートフォン・名刺・Excelなどに分かれていると、必要なときに見つけられません。情報を整理して、お客さまに合った案内ができるようにします。
- 氏名・連絡先の管理
- 来店・購入履歴の記録
- 問い合わせ履歴の確認
- 担当者や対応状況の共有
- 誕生日や記念日の記録
- 常連のお客さまの把握
- しばらく来店していないお客さまの確認
- 個別の好みや注意事項の共有
- 次に連絡する時期のお知らせ
- 重複した顧客情報の整理
個人情報は、必要以上に集めず、安全に管理する方法も一緒に決めます。
7．LINEやSNSで情報を届ける
SNSは、投稿すること自体が目的ではありません。「誰に、何を伝え、どんな行動をしてほしいか」を決めて活用します。
- LINE公式アカウントの開設・設定
- Instagramなどの初期設定
- 投稿内容の企画
- 写真や文章の作成
- キャンペーン情報の配信
- 新商品・入荷情報の発信
- 定休日や臨時休業のお知らせ
- クーポンの配布
- 予約ページへの案内
- 投稿予定の作成
- 投稿に対する反応の確認
- 不正ログインを防ぐ設定
毎日投稿しなくても続けられるよう、お店に合った無理のない方法を考えます。
8．チラシやお知らせづくりを簡単にする
毎回、制作会社へ依頼したり、一から文章を考えたりする負担を減らします。
- チラシのひな形作成
- メニュー表の作成
- 店内POPの作成
- キャンペーンのお知らせ
- SNS投稿用画像の作成
- 採用チラシの作成
- 商品説明文の作成
- お客さま向けメールの作成
- 季節ごとの案内文の作成
- 印刷用とインターネット用のデータ作成
基本のひな形をつくり、文字や写真を変えるだけで使えるようにします。
9．ネットショップで地域の外にも販売する
お店まで来られない方にも、商品を届けられる仕組みをつくります。
- ネットショップの開設
- 商品写真の撮影・整理
- 商品説明文の作成
- 価格・送料・在庫の設定
- クレジットカード決済
- 注文受付
- 注文確認メールの送信
- 配送状況の管理
- 贈り物や詰め合わせ商品の販売
- ふるさと納税や地域商品との連携
- 海外向け販売の準備
- 売上や人気商品の確認
ネット販売が本当に合っているか、送料や作業量を含めて検討するところから支援します。
12．採用活動を改善する
求人を出しても応募が来ない場合、給料だけではなく、お店の雰囲気や働く人の姿が伝わっていない可能性があります。
- 採用ページの作成
- 求人文章の見直し
- スタッフ紹介
- 仕事の一日の紹介
- 写真や動画の撮影
- 求人サイトへの掲載支援
- 応募フォームの設置
- 面接日時の調整
- 応募者への自動返信
- 応募状況の管理
- 入社後の案内
- 新人教育の仕組みづくり
良く見せるだけではなく、実際の職場の魅力や仕事内容を正直に伝えます。
14．AIを仕事に取り入れる
AIは、人の仕事をすべて奪うものではなく、文章作成や情報整理を手伝ってくれる道具です。
- お知らせ文章の下書き
- SNS投稿文の作成
- 商品説明文の作成
- メール返信の下書き
- 会議内容の要約
- アンケート意見の整理
- マニュアルの下書き
- アイデア出し
- 外国語への翻訳
- 長い資料の要点整理
- よくある質問への回答案作成
- 売上情報を確認するための補助
AIの回答には間違いが含まれることがあるため、最後は必ず人が確認するルールをつくります。
11．仕事のやり方をマニュアルにする
「あの人がいないと分からない」という状態を減らします。写真や短い動画を使い、新しく入った人でも分かるマニュアルをつくります。
- 開店・閉店作業
- レジ操作
- 接客方法
- 商品の並べ方
- 清掃・衛生管理
- 電話対応
- 注文・発注方法
- 機械の使い方
- 問題が起きたときの対応
- 新人教育
- 災害や緊急時の連絡方法
- よくある失敗と注意点
文章だけでなく、写真・動画・チェック表など、現場で使いやすい形を選びます。
15．会社の情報を安全に守る
便利にするだけでなく、情報を守ることも大切です。
- パスワードの整理
- 二段階認証の設定
- 退職者の利用権限の停止
- データのバックアップ
- ウイルス対策
- 迷惑メールや詐欺メールへの対策
- 個人情報の管理方法
- スマートフォン紛失時の対策
- 誰がどの情報を見られるかの設定
- 災害や故障が起きたときの復旧準備
- 従業員向けの安全教育
高価な対策を一度に導入するのではなく、危険が大きいところから順番に整えます。
16．導入後の操作を支援する
仕組みは、つくっただけでは役に立ちません。実際に働く方が使えることが大切です。
- 初期設定
- データの移し替え
- スマートフォンやパソコンの基本操作
- 少人数での操作説明
- 分かりやすいマニュアル作成
- 電話やオンラインでの相談
- 操作方法の再説明
- 導入後の困りごとの確認
- 使われていない機能の見直し
- 毎月の改善提案
- 担当者が変わった場合の引き継ぎ
- 古くなった情報の更新
一度に全部を覚える必要はありません。できることを一つずつ増やしていきます。お店DXが大切にする進め方私たちは、いきなり高価なシステムをおすすめすることはありません。
- お店へ伺い、困っていることを聞く
- 実際の仕事の流れを見せてもらう
- 時間やお金がかかっている作業を見つける
- 改善したときの効果と費用を比べる
- 小さく始めて、実際に試す
- 働く方の意見を聞いて直す
- 続けて使えるように支える
大切なのは、最新の道具を入れることではありません。働く方の手間が減ること、お客さまが便利になること、そして地域のお店が無理なく商売を続けられること。それがお店DXの考える「本当の業務改善」です。